Bouw- en installatieprojecten worden steeds complexer. Opdrachtgevers stellen hogere eisen, planningen zijn strakker en de administratieve last neemt toe. Tegelijkertijd moeten bedrijven concurrerend blijven en opdrachten binnenhalen via aanbestedingen. Voor veel bedrijven in de installatietechniek en bouw is dat een flinke uitdaging: de mensen die het werk uitvoeren zijn ook de mensen die de plannen moeten schrijven, de offertes moeten maken en de projecten moeten begeleiden. Dat leidt tot overbelasting, fouten en gemiste kansen. Wanneer is het verstandig om projectondersteuning in te schakelen en wat levert dat op?
De afgelopen jaren zijn de eisen aan bouw- en installatiebedrijven sterk gestegen. Aanbestedingen vragen om uitgebreide documentatie: EMVI-plannen, BLVC-plannen, bouwveiligheidsplannen en projectplannen die inhoudelijk sterk en visueel verzorgd moeten zijn. Naast de inhoudelijke kwaliteit tellen ook zaken als duurzaamheid, communicatie met de omgeving en risicobeheersing steeds zwaarder mee. Voor bedrijven die dit allemaal intern moeten regelen naast de uitvoering van projecten, is dat een enorme opgave. Monteurs en projectleiders zijn opgeleid voor technisch vakwerk, niet voor het schrijven van overtuigende aanbestedingsdocumenten. Die combinatie leidt tot plannen die inhoudelijk misschien kloppen maar die niet overtuigen op papier.
Projectondersteuning is breder dan alleen hulp bij het schrijven van een plan. Het gaat om het overnemen van taken die anders bij de projectleider of directie terechtkomen, maar die eigenlijk buiten hun kernexpertise vallen. Denk aan het analyseren van aanbestedingsdocumenten en vertalen naar een concrete aanpak, het schrijven en vormgeven van inschrijvingsdocumenten, het bijhouden van deadlines en het coördineren van de interne samenwerking rondom een tender. Maar ook tijdens de uitvoering van projecten kan ondersteuning waardevol zijn: rapportages opstellen, voortgangsdocumenten bijhouden of communicatie met de opdrachtgever verzorgen. Bij project management ondersteuning wordt die rol ingevuld door specialisten die de bouwsector kennen en snel kunnen schakelen.
Niet elk bedrijf heeft continu behoefte aan externe ondersteuning. Maar er zijn situaties waarin het duidelijk meerwaarde biedt. Als er meerdere aanbestedingen tegelijk lopen en de interne capaciteit tekortschiet, is externe hulp een logische keuze. Ook bij complexe tenders waarbij de documentatie uitgebreid en veeleisend is, is het verstandig om iemand in te schakelen die dit dagelijks doet. Daarnaast kan het helpen bij groeifasen: als een bedrijf groeit en meer aanbestedingen wil binnenhalen maar de interne bezetting nog niet meegegroeid is. Tot slot is het zinvol bij bedrijven die merken dat ze regelmatig inschrijven maar weinig opdrachten binnenhalen: een externe blik op de aanpak en de kwaliteit van de plannen kan snel duidelijk maken waar het misgaat en hoe het beter kan.
De meerwaarde is concreet. Ten eerste hogere scoringskansen bij aanbestedingen: een professioneel geschreven en vormgegeven plan maakt simpelweg meer indruk dan een intern in tijdnood opgesteld document. Ten tweede tijdsbesparing voor de eigen medewerkers: zij kunnen zich focussen op de uitvoering terwijl de specialist de documentatie verzorgt. Ten derde minder stress rondom deadlines: externe ondersteuning zorgt ervoor dat plannen ruim op tijd klaar zijn en dat alle vereiste onderdelen aanwezig zijn. Bij Makers van Plannen voor aanbestedingen werken specialisten met meer dan twintig jaar ervaring in de bouwsector. Zij kennen de taal van opdrachtgevers, begrijpen de beoordelingscriteria en weten hoe ze een plan opbouwen dat overtuigt.
Een goede samenwerking begint met een heldere briefing. Beschrijf de opdracht, de opdrachtgever, de deadline en eventuele specifieke eisen of wensen. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter de specialist het plan kan afstemmen op de specifieke situatie. Vervolgens is er een kick-off waarbij de aanpak wordt besproken en taken worden verdeeld. Tijdens het traject zijn er vaste contactmomenten voor feedback en afstemming. Zorg dat interne mensen beschikbaar zijn voor vragen: de specialist heeft jouw kennis over het project nodig om het plan geloofwaardig en concreet te maken. Jij brengt de vakkennis, de specialist vertaalt dat naar een overtuigend verhaal. Die combinatie is sterker dan ieder afzonderlijk. Bespreek ook vooraf de verwachtingen over doorlooptijd, feedbackrondes en de eindoplevering.
Kan externe projectondersteuning ook tijdens de uitvoering ingezet worden?
Ja, ondersteuning is niet beperkt tot de aanbestedingsfase. Ook tijdens de uitvoering kan een specialist helpen met rapportages, voortgangsdocumenten, communicatie met opdrachtgevers of het bijhouden van projectadministratie. Bespreek vooraf wat je nodig hebt voor een passend aanbod.
Hoe snel kan externe ondersteuning worden opgestart?
Dat hangt af van de beschikbaarheid van de specialist en de urgentie van de opdracht. In veel gevallen kan binnen enkele dagen worden gestart. Hoe eerder je contact opneemt, hoe meer tijd er is voor een grondige aanpak en een sterk eindresultaat.
Is projectondersteuning ook geschikt voor kleine installatiebedrijven?
Absoluut. Juist kleinere bedrijven hebben vaak geen eigen medewerker die zich volledig kan richten op aanbestedingen en documentatie. Externe ondersteuning geeft hen de mogelijkheid om toch professioneel in te schrijven en te concurreren met grotere partijen.